Zorg moet goed geregeld zijn. Als patiënt of cliënt wil je kunnen vertrouwen op een passende behandeling van goede kwaliteit en als zorgverlener wil je deze zorg zo snel en goed mogelijk bieden. Om al deze processen goed te organiseren en te financieren is een groot aantal afspraken, regels en wetten opgesteld. Als zorgaanbieder heb je hierdoor te maken met complexe en strikte contracten met zorgverzekeraars en gemeenten. Deze contracten bevatten veel eisen over kwaliteit, efficiëntie en financiën, maar ook over het registreren van alle activiteiten en andere gegevens over de cliënten en de zorg. Voldoen aan deze eisen brengt veel (administratieve) lasten met zich mee en zorgt daardoor voor een flink verhoogde werkdruk, zowel bij zorgverleners als het management. En dat kan weer invloed hebben op de kwaliteit van zorg.
De zorgsector worstelt al jaren met het op orde brengen van de administratie door de steeds strenger wordende registratieplicht. Elektronische Cliëntendossiers (ECD’s) maken dit registreren al makkelijker, al blijven er nog veel (extra) handelingen nodig. De registratie is nodig om als zorgaanbieder verantwoording af te kunnen leggen en te voldoen aan contracteisen. Daarnaast kan registratie ondersteunend zijn bij het verlenen van de zorg. Daarom wordt veel informatie geregistreerd: van patiëntgegevens en gegevens over de financiering tot op de minuut nauwkeurig geregistreerde zorgactiviteiten.
Al die registratie levert, naast administratieve druk, ook waardevolle gegevens. Want waarom zouden we, als we tóch al zoveel registreren, dit niet ten goede gebruiken? Deze gegevens kunnen, zeker als ze slim gecombineerd worden, leiden tot nieuwe inzichten die organisaties helpen hun werkprocessen en bedrijfsvoering anders in te richten. Ze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om maatregelen op te stellen die de werkdruk kunnen verlagen, die helpen beter op ontwikkelingen in de sector in te spelen of zelfs om maatregelen te treffen die de kwaliteit van zorg kunnen verbeteren. Maar hoe doe je dit? Waar begin je? Ook een grote regionale zorgaanbieder vroeg zich dit af. Van Dam Datapartners hielp deze aanbieder met kennis, advies en datagedreven tools om het maximale te halen uit hun gegevens. In deze klant case lees je meer over onze aanpak en het resultaat.
Van computerscherm naar de (zorg)praktijk
Het creëren van inzicht uit gegevens is geen eenvoudige taak. Vaak zijn er veel data beschikbaar, maar is het lastig om deze te vertalen naar concrete informatie die gebruikt kan worden in de dagelijkse praktijk. Dashboards en andere analysetools kunnen hierbij helpen. Ook voor de regionale zorgaanbieder hebben we deze tools ingezet. Hiermee verkregen ze inzichten die ze konden gebruiken om hun zorgprocessen te optimaliseren. Zo werd bij deze zorgaanbieder elke (zorg)activiteit geregistreerd in het ECD, maar leverde de ECD-software op basis daarvan geen inzicht in medewerkersproductiviteit. Onze BI-specialisten hebben deze productiviteitscijfers wel inzichtelijk gemaakt aan de hand van de activiteitenregistratie. Hiervoor hebben we de informatie uit het ECD ontsloten in een datamodel waarin we een productiviteitsberekening hadden opgesteld. Vervolgens konden we die productiviteit ook visualiseren in een dashboard en rapportage. Het resultaat: alle managers van de instelling hebben een gebruiksvriendelijk overzicht waarin per afdeling de productiviteitscijfers te zien zijn. Ook kan worden ingezoomd op een specifieke medewerker om zijn of haar productiviteit inzichtelijk te maken en te bekijken waar de uren aan zijn besteed. Daarnaast maakt de rapportage zowel trends op de lange als op de korte termijn inzichtelijk. Hierdoor is gemakkelijk iets te zeggen over bijvoorbeeld de productiviteit van deze maand ten opzichte van vorig jaar, maar ook over die van gisteren ten opzichte van vorige week. De managers gebruiken deze informatie om te zorgen dat hun teams de zorguren nog kunnen inzetten waardoor de cliënt beter kan worden geholpen.
Grip op verloren uren
Een andere interessante vraag die met behulp van het dashboard en de rapportage beantwoord kan worden is: waar gaat de niet-declarabele tijd naar toe? Is er onterecht tijd geregistreerd op niet-declarabele activiteiten? Om de zorgaanbieder te helpen hier meer grip op te krijgen, hebben we alle niet-declarabele activiteiten inzichtelijk gemaakt. registratieopmerkingen die de zorgverleners bij deze activiteiten geplaatst hebben, hebben we aan de hand van text mining verder geordend. Gebruikte een zorgverlener in de registratie steekwoorden die duidden op productiviteit, dan werd een activiteit gemarkeerd als mogelijk onterecht niet-productief. Hierdoor hoeven agenda’s niet meer met de hand gecontroleerd te worden, maar is direct inzichtelijk waar de registratie eventueel aangepast kan worden.
Inzicht in zorgtrajecten
In het voorgaande deel hebben we vooral gekeken naar het perspectief van tijdregistratie van de zorgverlener. Maar ook inzicht in het aantal aanmeldingen en lopende trajecten is van groot belang. Als het aantal aanmeldingen toeneemt, moet je mogelijk meer personeel aannemen, verder automatiseren of werkprocessen efficiënter inrichten. Als er uit een bepaalde regio ineens veel aanmeldingen komen, kan dat aanleiding zijn om je locatiebeleid te heroverwegen, zodat je reistijden voor cliënten verkort.
En wat gebeurt er ná een aanmelding? Hoe lang duurt het voordat een cliënt een diagnose krijgt? En wat is de wachttijd tot de behandeling begint? Hoe wordt het traject gefinancierd, welke regelingen en subsidies zijn van toepassing en welke kosten dekt de zorgverzekeraar? Hoe lang duurt een traject gemiddeld? Hoe is de verdeling tussen directe (face-to-face) en indirecte (uitwerk)tijd?
We hebben antwoord op deze vragen verkregen door ook in dit geval de data uit het ECD te ontsluiten. In duidelijke grafieken hebben we zichtbaar gemaakt welke ontwikkelingen we zien in het aantal aanmeldingen, hoe deze aanmeldingen verdeeld zijn over de verschillende regio’s en wat het aantal lopende trajecten is. Ook hebben we doorlooptijden inzichtelijk gemaakt. Dankzij deze inzichten is verbetering mogelijk. Omdat de zorgaanbieder nu een helder beeld heeft van de stand van zaken en de trends en ontwikkelingen, is het gemakkelijker om maatregelen te treffen die knelpunten verbeteren. Zo kan inzicht in doorlooptijden van de onderdelen van het zorgproces bijvoorbeeld helpen bij het identificeren bottlenecks. Deze bottlenecks oplossen zorgt voor een kortere doorlooptijd.
Bij de ontwikkeling van dit dashboard hebben we rekening gehouden met de unieke uitdagingen die de zorgsector kent. We weten dat zorgaanbieders te maken hebben met strikte contracten en hoge administratieve lasten, die vaak ten koste gaan van de directe zorgverlening aan cliënten. We weten ook dat de focus van zorgverleners altijd gericht moet zijn op het behoud van de kwaliteit van zorg voor hun cliënten. Om dit te kunnen, moeten zorgverleners in staat zijn om snel en gemakkelijk inzicht te krijgen in de belangrijkste prestatie-indicatoren en trends. Dit dashboard is dan ook specifiek ontworpen om deze uitdagingen het hoofd te bieden.
Meer weten?
Neem contact op met onze adviseurs Marjon Dirksen (marjon.dirksen@vandamdatapartners.nl)
of met onze Business Consultant Esrah Jellema (esrah.jellema@vandamdatapartners.nl)
