In dit artikel reflecteren de Business Intelligence (BI)-consultants van Van Dam Datapartners op hun inzet in het afgelopen jaar. Welke inzet was het vaakst nodig? En met welke data-uitdagingen hadden onze opdrachtgevers te maken? Op basis van onze ervaringen hebben we enkele belangrijke trends weten te ontdekken die bepalend zullen zijn voor de toekomst van datagedreven werken. Om jouw organisatie hierin op weg te helpen, geven we enkele praktische tips hoe te handelen bij de meest voorkomende uitdagingen. Maar eerst geven we een toelichting op de term BI.
“Business Intelligence”
“Business Intelligence” (BI) is een term die vaak voorbijkomt als er wordt gewerkt met data. Het klinkt interessant, maar wat houdt het nu precies in? In de jaren negentig is de term in opkomst gekomen. BI verwijst naar het proces van verzamelen, analyseren en interpreteren van data om waardevolle inzichten te verschaffen. Hierdoor kunnen organisaties betere beslissingen nemen en hun prestaties verbeteren.(1) Om wat voor beslissingen en prestaties gaat het dan? Denk bijvoorbeeld aan het verbeteren van strategieën, het verlagen van kosten, het verbeteren van de efficiëntie bij de uitvoering van taken en het identificeren van nieuwe kansen.
Dashboarding, datagedreven werken en optimalisatie
De opdrachten die we in 2023 hebben uitgevoerd, kunnen wat betreft de focus worden onderverdeeld in drie categorieën. De hierboven genoemde categorieën zijn niet exclusief, we zien vaak dat er overlappende aspecten zijn tussen de verschillende categorieën.
We hebben dit jaar verschillende opdrachten uitgevoerd waarbij het ontwikkelen, onderhouden en verbeteren van dashboards en/of rapporten centraal stond. Hierbij werkten wij vaak als data-analist (ontwikkelaar) of projectleider (eindverantwoordelijke). Bij opdrachten met een meer technische insteek, werkten we bijvoorbeeld aan het verbeteren van een datamodel waar een dashboard op is gebaseerd. Bij andere opdrachten lag de nadruk op de vertaling van de vakinhoudelijke informatiebehoefte naar meetbare indicatoren en technische eisen. Bij dit laatste type opdrachten traden we op als ‘vertaler’ die zowel de taal van de beleidsafdelingen (de ‘business’) als de taal van de techniek spreekt.
BI-consultant Willem van Gent:
“Bij mijn opdracht stond het verbeteren van het gebruik van de al bestaande rapportages centraal. Dit heb ik bereikt door zoveel mogelijk de organisatie in te gaan om scherp te krijgen waar de meeste behoefte aan is. Ik merkte dat er een gebrek aan vertrouwen was in de huidige data en de rapportages die daaruit werden gemaakt. Vervolgens heb ik het datawarehouse doorgrond, de data gevalideerd en de bestaande rapportages omgebouwd naar gebruiksvriendelijke dashboards. Ik ben er trots op dat er nu een voortdurende informatiestroom is die binnen de organisatie goed wordt benut en vertrouwd. Ze weten nu zeker dat de informatie klopt en dat de informatie die ze zien ook laat zien waar ze behoefte aan hebben.”
Onze experts hebben ook gewerkt aan opdrachten waar het implementeren van datagedreven werken centraal stond. Door datagedreven te werken, baseer je je beslissingen niet alleen op (ongefundeerde) aannames, vermoedens of voorgevoelens, maar check je op basis van feiten en cijfers of je aannames gefundeerd zijn. Hoe maak je een start met zo’n werkwijze? Bijvoorbeeld door voor een opdrachtgever te inventariseren welke informatiebehoeftes er in de organisatie zijn en een plan van aanpak op te stellen hoe en wanneer in die informatiebehoefte kan worden voorzien. Een andere aanvliegroute is een (op maat gemaakte) training om datavaardigheden bij te brengen. Om goed datagedreven te kunnen werken, is het namelijk van belang dat iedereen in de organisatie ‘datageletterd’ wordt. Dit betekent dat je het vermogen hebt om met data te kunnen werken en erover te kunnen communiceren
Proces- en applicatieoptimalisatie is ook een belangrijk onderdeel van ons BI-werk. In diverse rollen, bijvoorbeeld als business analist, informatiemanager, informatieanalist en functioneel beheerder hebben we onze klanten geholpen het maximale uit hun organisatie, informatie en systemen te halen, zodat hun medewerkers optimaal konden functioneren.
Hoe divers onze werkzaamheden als BI-consultants ook zijn, vaak zien we in de problemen en uitdagingen waar onze klanten mee worstelen veel overeenkomsten. De afgelopen tijd hebben we op basis van onze werkervaringen vier hoofdontwikkelingen gesignaleerd die onze opdrachtgevers voor uitdagingen stelden .
Tijdgebrek
Veel van onze opdrachtgevers worstelen met tijdgebrek veroorzaakt door personeelstekort en (te) veel dagelijkse werkzaamheden. ’Extra handjes’ waren in die situaties gewenst om medewerkers een beetje lucht te geven en de meest acute problemen op te lossen. Omdat dit geen duurzame oplossing is, is het ook van belang te kijken naar hoe tijdgebrek kan worden voorkomen. Oplossingen kunnen liggen in het efficiënter inrichten van processen, informatie makkelijker inzichtelijk maken door data-analyse en dashboarding en in het automatiseren van werkzaamheden.
Technische uitdagingen
Datagedreven werken vereist dat de informatievoorziening en het applicatielandschap op orde zijn en naar behoren functioneren. We zagen echter vaak problemen en beperkingen in de dataplatforms, databases en applicaties van onze opdrachtgevers. Maar ook nieuwe wetgeving, zoals de Omgevingswet of het aangepaste woonplaatsbeginsel bij jeugdzorg, leidt ertoe dat systemen moeten worden aangepast en dat is een uitdaging als er niet voldoende kennis in huis is om zo’n aanpassing te kunnen doorvoeren.
Datagedreven cultuur in de organisatie krijgen
We merken dat veel overheden en organisaties streven naar een meer datagedreven aanpak bij het nemen van beslissingen of oplossen van problemen. Onze opdrachtgevers zien de toegevoegde waarde van data, maar het blijft een uitdaging om alle medewerkers in de gehele organisatie hierin te betrekken. Een veelgehoorde wens is om bestaande dasboards beter te leren gebruiken en de (data)vaardigheden onder vakinhoudelijke experts te verbeteren.
Inzicht, structureren en afspraken
Er is behoefte aan informatie, maar welke informatie exact nodig is en waar deze vandaan moet komen, is niet altijd even duidelijk. . Een beproefde methode die Van Dam Datapartners hanteert, is om eerst de informatiebehoefte inzichtelijk te maken. Wat is de huidige situatie, welke problemen doen zich voor en wat is de gewenste situatie in de toekomst? De tweede stap is het opstellen van een plan van aanpak met te ondernemen acties om de gewenste situatie te bereiken. Naast inzicht krijgen in de informatiebehoefte, is een andere uitdaging zicht krijgen op de informatiestromen. Vooral bij data-projecten met meerdere belanghebbenden is het van belang duidelijk te krijgen wie voor welke data verantwoordelijk is en welke datadefinities worden gehanteerd. Bij het samenbrengen van data van verschillende partijen is het essentieel dat iedereen op dezelfde manier registreert en op dezelfde manier data aanlevert. Uiteraard stellen de projectdeelnemers eerst vast of de informatie kan en mag worden gedeeld. Een ander aandachtspunt bij complexe data-projecten met diverse belanghebbenden is overeenstemming krijgen over hoe je met elkaar samenwerkt en wat je van elkaar mag verwachten.
BI consultant Martin Hogema:
“Voor een opdracht in het sociaal domein hebben wij samen met de opdrachtgever en zorgaanbieders in de regio de definiëring, datalevering en rapportages van indicatoren verder uitgewerkt en vormgegeven. Bij dit dataproject zijn veel stakeholders betrokken, waardoor het maken van gezamenlijk afspraken over de definities van de variabelen en het leveren van data ontzettend belangrijk is. Alleen zo kan er op een uniforme wijze gemeten worden. Het interessante was dat we daarbij verder hebben gekeken dan de cijfers, want cijfers alleen vertellen niet het hele verhaal. Vandaar dat wij ook een document hebben opgesteld waarin wij de duiding van onze metingen hebben verantwoord, zodat de inspanningen per zorgaanbieder op de juiste manier geïnterpreteerd worden. Het is dan mooi om te zien dat er nu een rapportage is opgeleverd, waar zowel de presentaties van de zorgaanbieders te vergelijken zijn en de interpretatie van de meting verantwoord is.”
Conclusie
Organisaties zien inmiddels de meerwaarde van data. Het gaat niet alleen meer om het opzetten van informatiestromen en het ontwikkelen van dataproducten, maar ook om het optimaliseren daarvan. Om toe te werken naar een betere benutting van deze producten en om een datagedreven cultuur te ontwikkelen en te versterken. We zagen bij onze opdrachtgevers een duidelijke behoefte aan:
- het overbruggen van de kloof tussen technische expertise en vakinhoudelijke behoeften
- het betrekken van de gehele organisatie in datagedreven werken
- het aanpakken van tijdgebrek, technische obstakels en gebrek aan duidelijkheid en structuur in data-projecten
Over het geheel genomen concluderen we dat het van essentieel belang is om iemand te hebben die de brug slaat tussen beleid en techniek. Daarnaast is het cruciaal om, naast het uitvoeren van concrete data-projecten, te werken aan het bevorderen van een datagedreven cultuur binnen de organisatie. Vorm een duidelijke visie, leid medewerkers op en creëer een betere toegang tot data door technische belemmeringen weg te nemen. Verder is het noodzakelijk om bij dataprojecten heldere afspraken te maken over de onderlinge samenwerking en over de manier waarop met de data wordt gewerkt.
Benieuwd naar wat BI-consultancy voor jouw organisatie kan betekenen en welke consultants op dit moment beschikbaar zijn? Neem contact op met Rob Kerkdijk via rob.kerkdijk@vandamdatapartners.nl
(1) Bharadiya, J.P. (2023). Machine Learning and AI in Business Intelligence: Trends and Opportunities. International Journal of Computer, 48 (1), 123-134. https://ijcjournal.org/index.php/InternationalJournalOfComputer/article/view/2087/769
