Stel, we zijn op zoek naar het antwoord op een hele specifieke vraag. We gaan even terug naar de tijd zonder internet, en gaan naar de bibliotheek. Hier lopen we naar de kast met boeken over ons thema. Staan er daar vijf boeken, dan is het antwoord snel gevonden. Zo niet, koopt de bibliotheek een boek met het antwoord en is de collectie weer wat completer. Staan er in diezelfde bibliotheek 500 boeken over het onderwerp, dan zullen er maar weinig mensen zijn die alle boeken doorspitten om te kijken of het antwoord daarin staat. Ze vragen de bibliothecaris om een boek met een antwoord. Die krijgt dit soort vragen om de haverklap, maar weet wel dat er een boek is waar dit genoemd werd maar moet ook even zoeken. En zijn dat geen verouderde inzichten? De wereld verandert en kennis ontwikkelt. Dus wordt er een nieuw boek gekocht. En dat terwijl het antwoord waarschijnlijk ook wel te vinden was in een van de andere 500 boeken…
Tegen dit probleem liep een gemeente die we hebben ondersteund aan in hun rapportages binnen het Sociaal Domein. Zoveel en in zoveel verschillende variaties dat (behalve de bibliothecaris) niemand meer precies wist bij welk rapportage ze terecht konden voor de juiste informatie. Immers, wat was de oorspronkelijke vraag waar dit rapport een antwoord op was? Het resultaat: het BI-team liep over van de aanvragen voor nieuwe rapportages, vervuiling in de reeds gebouwde rapportages, rapportages die oneigenlijk gebruikt werden. Hoog tijd dus om schoon schip te maken!
Een goed moment daarvoor bleek de overgang van BI-tool Cognos 10 naar Cognos 11. Deze overstap werd aangegrepen om het framework achter de rapportages opnieuw te modelleren. Hierdoor kon er geen één op één conversie plaatsvinden naar Cognos 11, maar werd er van de grond af aan opnieuw opgebouwd.
Het Project
Tijdens de verbouwing blijft de winkel open! De kritische bedrijfsprocessen en de bijbehorende informatievragen hadden voorrang op het conversietraject. De klus bleek groter dan verwacht en verliep langzamer dan wenselijk. Via Van Dam Datapartners werd ik tijdelijk ingehuurd ter ondersteuning van dit proces. Ik heb het BI-team ondersteund in onder andere: informatiebehoeften inventariseren en concretiseren, rapportages bouwen en het framework modelleren.
We hebben de overstap van Cognos 10 naar Cognos 11 voor het Sociaal Domein gefaseerd aangepakt. Het BI-team had vooral de technische onderlaag, het framework opnieuw gemodelleerd. Mijn klus is begonnen met het maken van een gebruiksanalyse, welke rapporten worden daadwerkelijk gebruikt? Met deze resultaten onder de arm zijn we in gesprek gegaan met gebruikers. Het bleek dat de interne wijzigingen van de afgelopen jaren in personen, rollen en taken tot gevolg heeft gehad dat de bestaande rapportages niet meer aansloot bij de (nieuwe) informatiebehoefte. Uit deze gesprekken en de gebruiksanalyse bleek dat ongeveer 33% van de rapportages niet in Cognos 11 zou worden gezet. Daarnaast kon er een versimpeling plaatsvinden van de complexiteit van de huidige rapportages. Terug naar de basis!
Met deze basis zijn we begonnen aan het overzetten van de rapportages Sociaal Domein. Dit bleek complex te zijn. Het verplaatsen naar de nieuwe omgeving was de start maar daarna moeten de rapporten aan het nieuw gemodelleerde framework gekoppeld worden. Dit leverde andere uitdagingen op.
Hoe zorg je er voor dat je in je framework geen impliciete filters hebt zitten? Hoe vorm je rapportages om naar iets wat werkt met het nieuwe framework, maar nog wel gebruiksvriendelijk is? Welke rapporten voeg je samen? Kloppen de cijfers met de ‘oude’ rapporten? Waarom niet? Hoe zorg je dat niet elke gebruikersvraag leidt tot een nieuwe rapportage? Kunnen ze ook uit de voeten met een basisrapportage/set waar ze door middel van filtering het gros van de vragen zelf kunnen beantwoorden? Dit zijn allemaal vraagstukken waar we tijdens het proces tegenaan zijn gelopen, en waarvan pas als Cognos 11 volledig in gebruik wordt genomen duidelijk wordt of de nieuwe aanpak werkt.
Als laatste kwam het belangrijkste, namelijk de terugkoppeling naar de functionele eigenaar. Beantwoordt het rapport de gestelde vraag? Klopt de inhoud van het rapport? Pas na akkoord van de functionele eigenaar mocht het rapport in productie. Zo niet, werd er met de klant en het BI-team gesproken over eventuele oplossingen en veranderingen.
Deze aanpak zorgt ervoor dat er eigenaarschap wordt ervaren binnen het Sociaal Domein voor de cijfers en rapportages. Door de beperking van het aantal rapporten en het slim bouwen van de nieuwe set worden deze intensiever gebruikt en is het BI-team ontlast qua beheer en doorontwikkeling. De klant heeft de regie terug door het gebruik van basisrapportages/basissets waar gebruikers in een klap een hoop informatie uit kunnen halen. Dit project was voor mij een bijzondere vuurdoop voor mijn werk als BI-specialist bij Van Dam Datapartners en het werken binnen het Sociaal Domein. Ik ben dan ook ontzettend dankbaar voor het fijne team waar ik mee heb mogen werken bij de klant en de steun en begeleiding die ik krijg vanuit Van Dam Datapartners. Daarnaast is het natuurlijk ontzettend leuk om te leren, de nieuwe kennis gelijk in praktijk te kunnen brengen, en om ook nog eens terug te kunnen blikken op een goed resultaat!
